post Category: Plantillas en Word — Dacosta @ 3:05 pm — post Comments (43)

Combinar correspondencia word , para combinar correspondencia word, podemos hacer el escrito antes o después, yo suelo primero hacer un escrito y después vincularlo, para ir poniendo en cada campo el correspondiente registro.

En este caso queremos vincular una hoja de excel que se llama gastos. Para vincular los datos de esta hoja, tenemos que ir a Herramientas, cartas y correspondencia, y buscamos el archivo en este caso el archivo gastos. Una vez vinculada la hoja ya podemos pasar los datos a la hoja de Word, tenemos que ir insertando un campo de cada vez y dar aceptar. debemos poner el cursor donde queremos insertar el campo y darle solo una vez aceptar, porque en caso contrario nos saldría ese mismo campo tantas veces como le hemos dado a insertar. tenemos que tener activada la casilla combinar correspondencia en el apartado herramientas (personalizar).

imagen Word-2003, clic para ampliar imagen

Muchas veces podemos tener problemas con los formatos al combinar correspondencia, si no tenemos seleccionada la casilla de verificación de conversiones al abrir, ya que podemos tener en excel la Fecha 25/3/2010 y al combinar correspondencia nos aparece 3/25/2010, así como otros formatos. Por ello, si vemos que al combinar la correspondencia nos la pone en formato distinto al que tenemos en el archivo de origen, por jemplo un archivo de Excel u otro, debemos activar la casilla.
Para Microsoft Office Word- 2003
1º En el menú Herramientas , haga clic en Opciones .
2º En la ficha General , activamos la casilla Confirmar conversiones al abrir y, a continuación, hacemos clic en aceptar.

Para Microsoft Office Word-2007
1º Hacemos clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word .
2º En la ficha Avanzadas (y en la relación relación de acciones para trabajar en Word con varias secciones) en la sección general general hacemos clic en casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar .

Para Microsoft Office Word-2010
Muy parecido a las anteriores.
En la Ficha de opciones seleccionamos la ficha de Opciones avanzadas, vaya a la sección General y hacemos clic en la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir y aceptar.

NOTA-2
Tendría que volver a combinar la correspondencia para que hiciera el efecto.

Tenemos 43 comentarios en este artículo

# Roberto García

Tengo Office 2003. Hice la combinación de correspondencia de una base de datos en excel a un documento de word, pero en los datos de la carta no aparecen correctamente los formatos de moneda, decimales, fecha, etc. He buscado ayuda en internet y no encuentro lo que busco. Si puedes ayudarme te lo agradeceré enormemente.

Roberto García escrito el 19 octubre, 2009 - 10:24 pm
# Dacosta

:D Hola Roberto:
En la barra del menú de Word seleccionamos Herramientas y pulsamos sobre Opciones y en el Cuadro General se activa la casilla confirmar conversiones al abrir y seleccionamos el fichero de excel que queremos combinar la correspondencia

Un saludo

Dacosta escrito el 20 octubre, 2009 - 6:23 am
# andrea

alquien me puede decir para que sirve combinar la correspondencia en word ?

andrea escrito el 3 junio, 2010 - 1:58 am
# Dacosta

Hola Andrea,

Por ejemplo tienes que enviar 5000 cartas a distintas personas y la lista de personas la tienes en una hoja de excel, pues solo tienes que combinar la correspondencia que lo haces en unos segundos y posteriormente puedes sacar el listado de cartas como tu desees.

un saludo

Dacosta escrito el 3 junio, 2010 - 2:41 pm
# Industrialmedia

Hola, gracias por el artículo, ya he seguido los pasos y me ha salido muy bien, pero tengo una duda, y es que no las quiero impresas, las quiero en formato pdf, lo he hecho con el pdf creator, el problema es que me bota un solo archivo pdf con todas las cartas separadas por páginas y lo que quiero es que cada carta quede en un archivo independiente, ¿hay alguna forma de hacerlo automático y que no me toqué ponerme a hacerlo uno por uno?, gracias.

Industrialmedia escrito el 29 julio, 2010 - 6:33 pm
# Dacosta

Hola,
En Word 2007 te permite guardarlo en PDF,
Seleccionamos el El botón de Microsoft Office que se encuentra ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word y abre el
menú principal y seleccionas (Guardar Como)- PDF o XPS y seleccionas Opciones (en este apartado seleccionas como deseas guardarlo: Rango de Páginas, Todas, Página actual o el número de páginas..etc,

Dacosta escrito el 30 julio, 2010 - 8:39 am
# Isa

Hola,
mi pregunta es que si en el mismo documento quieres combinar varios o todos los destinatarios, ¿cómo lo haces? Porque yo solo encuentro la opción que describes en tu artículo, y es de uno en uno. Porque en Etiquetas existe la opción “Distribuir etiquetas”, pero en un documento normal de Word no está activa esa opción.
Gracias!!

Isa escrito el 28 septiembre, 2010 - 10:51 pm
# Dacosta

Hola ISA,

Combinar correspondencia puede ser tanto para sobres, cartas, etiquetas, etc. siguiendo los pasos del asistente en combinación de correspondencia solo tenemos que seleccionar la opción deseada hasta finalizar el proceso.

Primero: Elegimos tipo de documento que deseamos combinar, por ejemplo seleccionamos etiquetas. Buscamos el tipo de etiqueta que deseemos y aceptar.
Seleccionamos los destinatarios que queremos enviar la correspondencia, por lo que tenemos que buscar la hoja de excel que es donde se encuentran los datos (seleccionamos examinar y buscamos la hoja) y le pulsamos aceptar.
Una vez combinado el documento solo tenemos que añadir en la hoja donde se encuentran las etiquetas los campos que queremos que aparezcan en la etiqueta, por lo que seleccionamos en el menú de en el panel de tareas insertar campo combinado (si el libro de excel tiene varias hojas seleccionamos solo la hoja donde se encuentran los datos que puede ser hoja1, hoja2, etc, le damos aceptar y dentro de los campos que nos aparezcan seleccionamos los que deseemos y seleccionamos insertar, para que aparezcan en la etiqueta.
Una vez terminado de seleccionar los campos en el asistente seleccionamos siguiente y seleccionamos actualizar todas la etiquetas, verás como los campos que hemos puesto en la primer etiqueta apareceran en toda la hoja.

Con el asistente de combinar correspondencia solo tienes que seguir los pasos correspondientes (unicamente tendrás que añadir los campos que deseas que te aparezcan en el documento combinado).
Sería interesante que primero lo hicieras con un documento para que veas como es el proceso ya que aquí solo tienes que combinar que seleccionar la hoja a combinar y añadir los campos que deseas.

En los documentos combinados puedes ver todos los registros combinados desde el primero hasta el ultimo con los botones anterior y siguientes (como se muestra en la imagen) o filtrar filtrar documentos, imprimir los documentos que desees ejemplo imprimir registros del 1 al 15, etc…ect…

Si tienes alguna duda al respecto hay tutoriales de vídeos donde podrás ver todo el proceso.

Dacosta escrito el 29 septiembre, 2010 - 7:06 am
# Cladia

Saludos!! Ayuda.

Entiendo el proceso que tengo que seguir para pasar datos de excel para hacer una carta de word. tengo OFFICE 2003, pero no hallo la opcion en mi barra, esta en ingles.

Cladia escrito el 18 junio, 2011 - 12:05 am
# Dacosta

Hola Cladia

Si no se encuentra en el menú de office, tendrás que activar la Opción de combinar correspondencia.
En el menú barra de herramientas existe una lista seleccionando con el ratón se activa en la casilla y desactivas.

Si el menú esta en ingles
Barra de herramientas (toolbar)
Combinar correspondencia: (Mail Merge)

Dacosta escrito el 18 junio, 2011 - 8:44 am
# Roberto

Sigo correctamente los pasos para combinar la correspondencia en office2010, pero al final no me muestra nada, no aparecen ningun dato, como los puedo ver o que estoy haciendo mal?

Roberto escrito el 21 junio, 2011 - 5:40 pm
# colaborador

Hola Roberto

Esto es en la hoja word 2007, que es muy parecida a word 2010

1-Abrir hoja de Word
2-Haces clic en correspondencia
3-Iniciar combinación de correspondencia
4-Seleccionamos Cartas
5-Seleccionamos destinatarios
6-Seleccionamos usar lista existente
7-Buscamos el archivo y lo seleccionamos
8-Seleccionamos mostrar todos
9-Hacemos clic en Hoja de calculo Excel
10-Seleccionamos en el menú insertar campo combinado (ahí seleccionamos los todos los campos que queremos que nos aparezcan en la hoja y los colocamos en la parte del escrito que deseemos.
11- En el menú pulsamos vista del resultados.

colaborador escrito el 21 junio, 2011 - 6:40 pm
# Javier

Hola,

Tengo Office 2000 en el trabajo. Debo combinar más de 4000 cartas y para evitar usar papel y usar la tramitación telemática, debo imprimir en PDF cada registro por separado en un único archivo. Alguna forma de hacerlo sin que sea manualmente registro por registro? Uso PDFcreator para la impresión.

Gracias.

Javier escrito el 3 noviembre, 2011 - 8:14 pm
# Colaborador

Hola Manuel,
Si con 4000 las cartas que deseas combinar, te recomiendo que busques algún PC que tenga Office 2007, ya que puedes combinar los 4000 registros al momento y que los guarde en PDF todos por separado.

Colaborador escrito el 3 noviembre, 2011 - 8:27 pm
# Steven

Puedo hacer que al enviar la correspondencia cruzada en word esta se valla a los destinatarios en formato PDF?

Steven escrito el 21 noviembre, 2011 - 3:56 pm
# Colaborador

Por ejemplo tenemos una base de datos en excel combinada en un documento de Microsoft Word-2007,

Esta combinación se hace usando la barra de herramientas de combinación de correspondencia de Word o el Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word, según sea necesario.

posteriormente: Seleccionas o elijes combinar correspondencia en un archivo PDF Adobe
y seleccionas enviar automáticamente los archivos Adobe PDF por correo electrónico..

Adobe PDF > Combinar correspondencia en Adobe PDF.

Colaborador escrito el 21 noviembre, 2011 - 6:26 pm
# Joan

Hola, antes que nada agradecerte que compartas tus conocimientos. En toda la explicación y comentarios anteriores, no me ha parecido ver como consigues hacer la combinación para obtener las facturas o albaranes. Yo lo he probado con un origen de datos de Acces. Tengo una tabla de cabeceras y otra de lineas. He intentado hacer la combinación de varias maneras e incluso con una consulta en la relacionaba las cabeceras de cada albarán con las líneas de ese albarán pero no conseguía obtener un documento con los datos de la cabecera de albarán y las lineas de albarán correspondientes.
Puedes ayudarme. ¿Acaso solo funciona con Excel?
Gracias

Joan escrito el 7 diciembre, 2011 - 2:28 pm
# Colaborador

Hola, Joan,
Tienes que seguir los pasos según se indican anteriormente – combinar correspondencia, dependiendo de la versión de Word, puede variar un poco de las actuales a las anteriores, pero hace la combinación perfectamente, a menos que no se haga algo correctamente.
Puedes combinar archivos de Excel o Asccess, (tabla o consulta de datos), no puedes combinar 2 bases de datos al mismo tiempo.

Colaborador escrito el 7 diciembre, 2011 - 5:36 pm
# Nallely

Hola

Veo que las respuestas son buenas solo yo tengo una situacion.

Utilizo oficce 2010 y al tener ya lista mi carta modelo y lista para enviarla por correo no tengo la opcion de como enviar una misma carta a 2 o mas correos electronicos, puedo enviar una distinta pero solo a un destinatario de correo por carta pero yo necesito 3 o mas correo para cada carta, me podras apoyar?

Nallely escrito el 10 enero, 2012 - 11:33 pm
# Colaborador

Hola, revisa este vídeo
Outlook 2010: Combinar Correspondencia

EN EL CORREO ELECTRÓNICO OUTLOOK

1) En el menú selecciona contacto.

2) Clic con el botón secundario en la carpeta Contactos que contiene la información que desea usar para la combinación de correspondencia y haga clic en Propiedades.

3) En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar

Colaborador escrito el 11 enero, 2012 - 8:47 am
# martin mejia

No tengo habilitada la opción insertar campo combinado

martin mejia escrito el 6 abril, 2012 - 4:52 pm
# Colaborador

Hola martín,
Debes revisar en herramientas si tienes activada la opción combinar correspondencia.
Una vez combinado el documento ya podemos insertar los campos que deseemos pulsando la pestaña insertar campo combinado.

Colaborador escrito el 6 abril, 2012 - 5:58 pm
# Oscar

Necesito repetir una etiqueta 7 veces otra 5 … como lo hago, hasta ahora copio y pego tantas filas como etiquetas necesito pero es laborioso y necesitaría que cogiendo una de las columnas me repitiera tantas veces esa fila como ponga en esa casilla y no siempre de cada fila es la misma cantidad.

Oscar escrito el 29 mayo, 2012 - 7:17 am
# Colaborador

Hola Oscar

Lo mejor es escribir los datos en una hoja de excel y despues con ellos se pueden hacer etiquetas en una hoja de Word
Seleccionando Combinar correspondencia.
1-Iniciar seleccionar correspondencia
2-Seleccionas etiquetas
3-Eliges el tipo de etiqueta que deseas hacer y lo combinas con el documento donde se encuentran los datos.

Una vez que tengas combinados todos los datos emprimes las etiquetas que desees

.

Colaborador escrito el 29 mayo, 2012 - 10:39 pm
# Oscar

Gracias colaborador, eso ya lo sé hacer. Me explico imagínate esta tabla que pongo
hola 5
estoy 1
cobra 3

Yo lo combino pero necesito que me salgan seguidas 5 etiquetas que pongan hola, 1 que ponga estoy y 3 que pongan cobra ¿ hay alguna forma que al combinar coja ese número y repita tantas veces esa etiqueta? o si existe otra forma de hacerlo , ahora tengo que insertar filas hasta que tengo el numero de veces la etiqueta y estoy hablando de más de 5.000 registros y además me puedo equivocar.

Gracias

Oscar escrito el 30 mayo, 2012 - 12:11 pm
# Colaborador

Hola Oscar,

Cuando confeccionamos las etiquetas en el documento de Word y pulsamos actualizar datos nos actualiza todas las etiquetas en el documento si deseamos que salga 5 registros o etiquetas iguales tendríamos que indicar en el documento próximo registro en cada 5 etiquetas y no cada etiqueta.
Otra forma sería copiar estos datos en otra hoja y en la hoja actual donde se encuentran copiarlos y pegarlos 5 veces y ordenarlos de esta forma saldrian 5 etiquetas igual 25000 etiquetas. La hoja donde se encuentran los datos le podemos cambiar el nombre por otra y dejarle el nombre que está combinadas las etiquetas las que tiene 5 copias de los mismos datos. .

Colaborador escrito el 30 mayo, 2012 - 4:33 pm
# Oscar

Gracias, así es como lo hacía hasta ahora pegando el registro tantas veces como etiquetas necesito.

Oscar escrito el 1 junio, 2012 - 7:53 am
# enma

Hola mi problema es que combino un documento de word con mi tabla excel en un Pc. todo perfecto. Pero cuando guardo los dos archivos en un pincho y me lo llevo a casa, en otro ordenador tengo que volver a enlazar los documentos de nuevo. ¿no hay forma de que sea automáticamente sin que tenga que estar buscando el archivo de origen cada vez que cambio de Pc? gracias

enma escrito el 26 octubre, 2012 - 11:11 am
# Colaborador

Hola Enma,

Aunque tendría que revisar este dato, en un principio si por ejemplo en el PC de casa tengo en el escritorio una carpeta que se llama base de datos que contiene un documento de word que está combinado con una hoja de excel.
Si los copio en otro PC la ruta no va ser la misma ya que cambiaría, a menos que ambos tengan la misma configuración en lo referente a las rutas de documentos, nombres de PC, etc.

Por ello, entiendo que en un principio lo mejor es que si modificas los datos en la hoja de excel sobreescribir los datos de la hoja de excel..
En referente a la hoja de word, no puedes cambiar los campos que se encuentran combinados, pero si la parte del escrito.

Por ello, lo mejor es que si se trabaja en varios PC es usar un pendrive donde estarían los documentos.

Colaborador escrito el 27 octubre, 2012 - 9:51 am
# enma

Hola gracias por contestar. Te comento que el uso de pendrive con los dos documentos ya lo he probado y me encuentro con otro problema. En cada PC la unidad de USB tiene un nombre: E:, F:, G:… por lo que estamos en el mismo dilema, al ser distintas unidades de entrada, la ruta de combinación no la encuentra. ¿me he explicado? Como ejemplo en mi portatil mi entrada de USB es F: y en el trabajo es E:, por lo que cuando me llevo los archivos aunque estén juntos en el pendrive, no me los reconoce.

enma escrito el 31 octubre, 2012 - 2:34 pm
# Colaborador

Hola Enma, siento que no te sirva en tu caso, te entiendo perfectamente en todo lo que me dices.
En un principio cuando se combina la correspondencia en una hoja Word se señala una ruta de acceso al abrir el documento de word y al cambiar de PC la ruta tambien cambia a menos que tengan ambos PC la misma configuración y rutas.
Por lo tanto, entiendo que lo unico que puedes hacer es que si no cambias los campos de la hoja de word, copia y pegar la base de datos o hoja de excel.
así en cada ordenador tendrán una ruta distinta.

Colaborador escrito el 31 octubre, 2012 - 6:18 pm
# Norma

Todo tu artículo esta super claro, pero ohh siempre queremos algo mas.
Quisiera utilizar una macro que haga todo el proceso…
La combinacion la hago perfecta, pero debo guardar cada pdf como Inscripcion<>, como paso la variable ID a la macro.

Norma escrito el 23 noviembre, 2012 - 7:05 pm
# Veronica

Estimados, me funciona todo perfecto sin embargo al llegar al paso en que tengo que “Actualizar etiquetas”, el botón me aparece desactivado y no puedo presionarlo…Habrá alguna razón que Uds. puedan entender??
Muchas gracias!

Veronica escrito el 21 febrero, 2013 - 6:08 pm
# Colaborador

Hola Verónica
En Word 2007 al seleccionar la pestaña «Correspondencia» y seleccionando en el menú iniciar combinación correspondencia y seleccionando etiquetas, al elegir la etiqueda deseada se debería activar el botón de actualizar etiquedas (que antes estaba desativado).

Si no te funciona haces clic en el botón de Office 2007 en el panel de categorías haces clic en Complementos y abajo de todo en el cuadro Administrar, haga clic en Etiquetas inteligentes y, a continuación, haga clic en Ir.

Active la casilla Asignar etiquetas inteligentes a los datos.

Colaborador escrito el 21 febrero, 2013 - 8:40 pm
# Samuel

Hola, requiero generar un archivo por cada registro de la correspondencia, es decir, al generar la correspondencia me crea un archivo con 1800 hojas de word pero necesito 1800 archivos de word o pdf…

Samuel escrito el 9 agosto, 2013 - 12:47 am
# Colaborador

Hola Samuel
Tienes que crear en excel una base de datos o un listado y en cada registro introducir los datos correspondientes, por ejemplo los datos de la fila 1 sería un registro, fila 2 sería otro y así sucesivamente, déspues de tener la hoja de excel con los datos que desees en una hoja de word tendrías que combinarlo en correspondencia-iniciar correspondencia- y a traves del asistente sigues los pasos correspondientes. Una vez combinados se genera un registro por cada hoja de word que después puedes imprimir o guardar todos los documentos, independientes o los registros que tu elegias tanto en word o pdf o formatos que te permita word, esto se hace dentro de de correspondencia en finalizar y comprobar.

Colaborador escrito el 9 agosto, 2013 - 6:13 am
# Juan Manuel

Hola.
Tengo que combinar correspondencia para un escrito-tipo y, en función de las respuestas que reciba a ese primer escrito-tipo, enviar otros escritos diferentes y así sucesivamente. Algunos datos (nombre, dirección, etc.) se repetirán en los sucesivos escritos, pero otros cambian en función de la respuesta (o no respuesta) obtenida.
No tengo problema para combinar la correspondencia tomando los datos desde una sola hoja Excel, pero sería mucho más fácil tanto para elaborar los escritos sucesivos como para controlar lo enviado poder organizar los datos en varias hojas Excel y tomar los datos que de una o de varias de ellas necesite cada vez.
¿Es posible hacerlo así, con datos en varias hojas y poder tomarlos de varias de ellas para un mismo escrito o debo hacer una sola hoja con innumerables columnas y tomar de esa hoja solo los datos que necesite cada vez?
Muchas gracias.

Juan Manuel escrito el 16 octubre, 2013 - 5:29 am
# Colaborador

Hola Juan
En un libro de excel puedes tener diferentes hojas y cuando haces la combinación con la hoja que desees del libro.
En referencia a tu consulta lo mejor es aplicar en la hoja de word ciertas reglas.
Aplicando reglas, por ejemplo si tenemos un campo que pone Resultado y puede ser negativo, positivo, neutro u otro cualquiera. pues en las reglas ahí insertamos el texto que deseamos si la regla es igual que no nosotros deseemos en el caso que coincida el registro con otro dato pues insertamos otro texto.
Lo podemos de muchas maneras, solo hay que practicar un poco con las reglas.
un saludo.

Colaborador escrito el 16 octubre, 2013 - 6:53 pm
# Javier

Buenos días, acabo de migrar de Word2000 a Word2010 y trabajo mucho con combinación de correspondencia. El problema que tengo es que algún campo es bastante grande por lo que utilizo una tabla de word para meter los campos en lugar de la caratula que por defecto saca Word en la lista de destinatarios, luego simplemente editaba dicha lista y me iba a “Ver Origen” con lo que me salía mi tabla y podía meter tanto texto como quisiera y me era muy cómodo. Ahora esta opción me sale desactivada, habría alguna solución? Gracias de antemano

Javier escrito el 5 marzo, 2014 - 11:05 am
# Colaborador

Hola Javier, por lo general toda la correspondencia que combino lo hago con hojas de excel-2010, La Longitud del contenido de una celda (texto) 32.767 caracteres. Sólo se muestran 1.024 en la celda, pero en la barra de fórmulas muestra 32.767.
Al no haber usado Word2000 en combinación correspondencia tendría que revisar para que se te pueda editar dicha lista, entiendo que si se podría hacer.

Colaborador escrito el 5 marzo, 2014 - 4:49 pm
# KARLA

HOLA, OJALA PUDIERAN AYUDARME,TENGO UN PROBLEMA AL COMBINAR CORRESPONDENCIA CON EXCEL, CUANDO INSERTO UN CAMPO QUE TIENE CARACTERES DIFERENTES, ES DECIR NUMEROS Y LETRAS ME APARECE UN 0, COMO PUEDO RESOLVERLO????….. MIL GRACIAS!!! :)

KARLA escrito el 2 octubre, 2014 - 7:01 pm
# Colaborador

Hola karla, si los registros se encuentran en una hoja de excel aplicale el formato correspondientes, despues combinas el documento y eliges en confirmar datos al abrir Hoja de calculo de MS con DDE y en la hoja de Word haces clic en casilla de verificación Confirmar conversiones al abrir . Se encuentra en las opciones de Herramientas en la ficha general.

Colaborador escrito el 3 octubre, 2014 - 4:05 pm
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